Organisasi dan manajemen (Softskill)

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

1.      Organisasi Koperasi

Perangkat organisasi koperasi terdiri dari: rapat anggota, pengurus, dan pengawas,sedangkan unsur lain yang melengkapi organisasi koperasi adalah: unsur penasehat unsur pelaksana, manajer dan karyawan-karyawan koperasi. Agar koperasi dapat menjalankan kegiatan dengan baik, maka harus dilengkapi dengan alat perlengkapan organisasi. Alat - alat perlengkapan organisasi koperasi, sebagaimana pada bentuk-bentuk perusahaan lainnya, adalah pilar - pilar yang akan menentukan tumbuh atau runtuhnya koperasi. Selain akan menentukan tujuan yang hendak dicapai, alat perlengkapan organisasi koperasi juga merupakan alat yang akan menentukan cara mencapi tujuan, serta tercapai atau tidaknya tujuan itu

2.      Hirarki tanggung jawab dalam koperasi dapat digambarkan sebagai berikut :

    Pengurus

Pengurus adalah perwakilan anggota koperasi yang dipilih melalui rapat anggota, yang bertugas mengelola organisasi dan usaha. Kedudukan pengurus sebagai penerima mandat dari pemilik koperasi yang mempunyai fungsi dan wewenang sebagai pelaksana keputusan rapat anggota sangat strategis dan menentukan maju mundurnya koperasi, hal ini ditetapkan dalam UU Koperasi No.25 tahun 1992 pasal 29 ayat (2).

    Pengelola

Pengelola koperasi adalah mereka yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus untuk mengembangkan usaha koperasi secara efisien dan profesional.

Kedudukan pengelola adalah sebagai pegawai yang diberi wewenang oleh pengurus.

    Pengawas

Pengawas adalah perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya roda organisasi dan usaha koperasi.

Menurut UU No. 25 tahun 1992 pasal 39 ayat (1), pengawas bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi. Sedangkan ayat (2) menyatakan pengawas berwenang untuk meneliti segala catatan yang ada pada koperasi, dan mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

Definisi Paul Hubert Casselman dalam bukunya berjudul “ The Cooperative Movement and some of its Problems” yang mengatakan bahwa : “Cooperation is an economic system with social content”. Artinya koperasi harus bekerja menurut prinsip-prinsip ekonomi dengan melandaskan pada azas-azas koperasi yang mengandung unsur-unsur sosial di dalamnya.

Unsur sosial yang terkandung dalam prinsip koperasi lebih menekankan kepada hubungan antar anggota, hubungan anggota dengan pengurus, tentang hak suara, cara pembagian dari sisa hasil usaha dan sebagainya seperti yang dapat kita lihat dalam:

–      Kesamaan derajat yang diwujudkan dalam “one man one vote” dan “no voting by proxy”.

–      Kesukarelaan dalam keanggotaan

–      Menolong diri sendiri (self help)

–      Persaudaraan/kekeluargaan (fraternity and unity)

–      Demokrasi yang terlihat dan diwujudkan dalam cara pengelolaan dan pengawasan yang dilakukan oleh anggota.

–      Pembagian sisa hasil usaha proporsional dengan jasa-jasanya.

Definisi Manajemen menurut Stoner adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Menurut Prof. Ewell Paul Roy, Ph.D mengatakan bahwa manajemen koperasi melibatkan 4 unsur (perangkat) yaitu:

1)  Anggota

2)  Pengurus

3)  Manajer

4)  Karyawan merupakan penghubung antara manajemen dan anggota pelanggan

Sedangkan menurut UU No. 25/1992 yang termasuk Perangkat Organisasi Koperasi adalah:
a). Rapat anggota
b). Pengurus
c). Pengawas

Rapat Anggota

• Koperasi merupakan kumpulan orang atau badan hukum koperasi.
• Koperasi dimiliki oleh anggota, dijalankan oleh anggota dan bekerja untuk kesejahteraan anggota dan masyarakat.
• Rapat anggota adalah tempat di mana suara-suara anggota berkumpul dan hanya diadakan pada waktu-waktu tertentu.
• Setiap anggota koperasi mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Seorang anggota berhak menghadiri rapat anggota dan memberikan suara dalam rapat anggota serta mengemukakan pendapat dan saran kepada pengurus baaik di luar maupun di dalam rapat anggota. Anggota juga harus ikut serta mengadakan pengawasan atas jalannya organisasi dan usaha koperasi.

Pengurus Koperasi

• Pengurus koperasi adalah orang-orang yang bekerja di garis depan, mereka adalah otak dari gerakan koperasi dan merupakan salah satu faktor yang menentukan berhasil tidaknya suatu koperasi.
• Tugas dan kewajiban pengurus koperasi adalah memimpin organisasi dan usaha koperasi serta mewakilinya di muka dan di luar pengadilan sesuai dengan keputusan-keputusan rapat anggota.

Pengawas

• Tugas pengawas adalah melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi, termasuk organisasi, usaha-usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus, serta membuat laporan tertulis tentang pemeriksaan.
• Pengawas bertindak sebagai orang-orang kepercayaan anggota dalam menjaga harta kekayaan anggota dalam koperasi.
• Syarat-syarat menjadi pengawas yaitu:

–      mempunyai kemampuan berusaha.

–      mempunyai sifat sebagai pemimpin, yang disegani anggota koperasi dan masyarakat sekelilingnya. Dihargai pendapatnya, diperhatikan saran-sarannya dan diindahkan nasihat-nasihatnya.

–      Seorang anggota pengawas harus berani mengemukakan pendapatnya.

–      Rajin bekerja, semangat dan lincah.

–      pengurus sulit diharapkan untuk bekerja full time.

–      Pengurus mempunyai tugas penting yaitu memimpin organisasi sebagai keseluruhan.

–      Tugas manajer tidak dapat dilaksanakan sebagai tugas sambilan tapi harus dilaksanakan dengan penuh ketekunan.

3.      Rapat anggota, pengurus, dan pengawas

Telah diuraikan sebelumnya bahwa, watak manajemen koperasi ialah gaya manajemen partisipatif. Pola umum manalemen koperasi yang partisipatif tersebut menggambarkan adanya interaksi antar unsur manajemen koperasi. Terdapat pembagian tugas (job description) pada masing-masing unsur. Demikian pula setiap unsur manajemen mempunyai lingkup keputusan (decision area) yang berbeda, kendatipun masih ada lingkup keputusan yang dilakukan secara bersama (shared decision areas)
Adapun lingkup keputusan masing-masing unsur manajemen koperasi adalah
sebagai berikut (Sitio dan Tamba, 2001):
a.Rapat Anggota merupakan pemegang kuasa tertinggi dalam menetapkan kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi. Kebijakan yang sifatnya sangat strategis dirumuskan dan ditetapkan pada forum Rapat Anggota. Umumnya, Rapat Anggota diselenggarakan sekali setahun.
b.Pengurus dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota. Dengan demikian, Pengurus dapat dikatakan sebagai pemegang kuasa Rapat Anggota dalam mengoperasionalkan kebijakan-kebijakan strategis yang ditetapkan Rapat Anggota. Penguruslah yang mewujudkan arah kebijakan strategis yang menyangkut organisasi maupun usaha.
c.Pengawas mewakili anggota untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan yang dilaksanakan oleh Pengurus. Pengawas dipilih dan diberhentikan oleh Rapat Anggota. OIeh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi, posisi Pengawas dan Pengurus adalah sama.

      4.   Manajemen

Pentingnya manajamen bagi koperasi

            Manajemen merupakan salah satu bagian penting dari organisasi koperasi. Berhasil tidaknya suatu koperasi sangat tergantung pada mutu dan kerja dalam bidang manajemennya. Apa bila orang-orang dalam manajemen ini memiliki kejujuran, kecakapan dan giat dalam bekerja maka besarlah kemungkinannya koperasi akan maju pesat atau setidak-setidaknya tendensi untuk terjadinya kebangkrutan dapat ditanggulangi. Tetapi sebaliknya, apabila orang-orang ini tidak cakap, curang atau tidak berwibawa tentulah koperasi pun akan mundur atau tidak semaju seperti yang di harapkan.

            Manajemen memang bukanlah satu-satunya unsur yang menentukan gagal tidaknya suatu usaha, tetapi bagaimanapun orang-orang yang duduk dalam manajemen ini mempunyai peranan penting. Lebih-lebih dalam organisasi koperasi yang bukan kumpulan modal uang melainkan kumpulan orang-orang. Sehingga dari sekian banyak koperasi yang gagal banyak diantaranya yang disebabkan oleh kekacauan dalam bidang manajemen.

            Didalam menggerakan orang-orang dan mengerahkan fasilitas, manager melakukan lima pola perbuatan: perencanaan, pembuatan keputusan, pembimbingan, pengorganisasian, pengendalian.

a.    Perencanaan

Menggambarkan dimuka hal-hal yang harus di kerjakan dan cara mengerjakannya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetakan.

b.     Pembuatan keputusan

Melakukan pemilihan diantara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan, pertentangan-pertentangan dan keraguan-raguan yang timbul dalam proses penyelenggaraan usaha kerjasama itu.

c.    Pembimbingan

Memerintah, menugaskan, memberi arah dan menuntut bawahan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

d.    Pengkoordinasian

Menghubung-hubungkan, menyeleraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semua berlangsung secara tertib dan seirama menuju searah tercapainya tujuan tanpa terjadinya kekacauan, percekcokan atau kekosongan kerja.

e.    Pengendalian

Melakukan kegiatan pemeriksaan, mencocokan dan mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan yang ada terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikendaki.

     

       5.  Pendekatan sistem pada koperasi

Menurut Dreheim Koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:

Koperasi adalah suatu organisasi yang terdiri dari orang-orang dengan unsur eksternal ekonomi dan sifat-sifat sosial (pendekatan sosiologi).
Koperasi adalah perusahaan yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik).


Interpretasi dari Koperasi sebagai Sistem:

Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang
dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sitem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

Cooperative Combine

Adalah sistem sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber.

Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusiadalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain.

Contoh Cooperative Interprise Combine:
Koperasi penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan dan industri.

Tugas usaha pada Sistem Komunikasi (BCS)

The Business function Communication System (BCS) adalah sistem hubungan antara unit-unit usaha anggota dengan koperasi yang berhubungan dengan pelaksanaan dari perusahaan koperasi untuk unit usaha anggota mengenai beberapa tugas perusahaan.

Sistem Komunikasi antar anggota The Interpersonal Communication System (ICS)

ICS adalah hubungan antara orang-orang yang berperan aktif dalam unit usaha anggota dengan koperasi yang berjalan.
ICS meliputi pembentukan sistem target dalam koperasi gabungan


Sistem Informasi Manajemen Anggota

Koordinasi dari suatu sistem yang ada untuk melicinkan jalannya Cooperative Combine, koordinasi yang terjadi selalu lewat informasi dan dengan sendirinya membutuhkan informasi yang baik.
Manajemen memberikan informasi pada anggota, informasi yang khusus untuk penganalisaan hubungan organisasi dan pemecahan persoalan seoptimal mungkin.

Sumber :

                     Sumarsono, Sonny . Manajemen Koperasi

Arifin Sitio dan Halomoan Tamba, 2001, Koperasi, Teori dan Praktek, penerbit Erlangga, Jakarta.