Tugas 3
KELOMPOK 5 :
1. Alfi
Syifa muthia (50214801)
2. Aprilia
putri
(51214462)
3. Dhani
maskuri
(52214907)
4. Laely
hafsyah
(55214959)
5. Mohammad
iqbal (56214799)
6. Mohammad
royhan (5C214896)
7. Vivianti ayu.
R
(5C214105)
Perencanaan
Laporan Bisnis
•
Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah presentasi yang
direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-fakta bisnis yang spesifik dan
bertujuan penting. Laporan ke atas, ditujukan kepada para Penyelia dan Penentu
Kebijakan.Secara horisontal, untuk pemegang saham, pelanggan, masyarakat dan
barangkali kepada Pemerintah. Sedangkan ke bawah,ditujukan bagi para pekerja.
Berisi tentang kejadian, kondisi-kondisi, kualitas, kemajuan, hasil
penyelidikan atau penafsiran dan kesimpulan. Pembuat laporan boleh membantu
penerima agar memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas
teknis atau operasional atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, dan
membuat keputusan eksekutif.
Jenis-Jenis laporan menurut bentuknya sebagai
berikut :
a) Laporan
berbentuk formulir
Untuk menulis laporan model ini biasanya telah
disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai.
Laporan tersebut bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.
b) Laporan
berbentuk surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
yang lain (Caca Sudarsa dkk., 1991:3). Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah
sebagai alat komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi
sebagai:
•
Tanda bukti tertulis
•
Alat pengingat
•
Pedoman untuk bertindak
•
Keterangan keamanan
•
Duta/wakil organisasi
•
Dokumen historis dari suatu kegiatan
Kriteria surat yang baik dengan ciri umum surat
yaitu :
1) Menggunakan
kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat
yang akan ditulis;
2) Menggunakan
bentuk surat yang standar;
3) Menggunakan
bahasa yang baku;
4) Menggunakan
gaya bahasa yang lugas;
5) Menggunakan
bahasa yang jelas;
6) Menggunakan
bahasa yang sopan dan hormat;
7) Menyajikan
fakta yang benar dan lengkap
8) Tidak
menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat menyurat;
9) Tidak
menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat
Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agar
menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah
persyaratan lagi yaitu :
1) Mengetahui
prosedur surat menyurat secara umum;
2) Menguasai
pemakaian bahasa tulis dengan baik;
3) Mengetahui
seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis;
4) Mengetahui
posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat
c) Laporan
berbentuk memorandum (memo) Memorandum atau Memoranda (selanjutnya di sebutmemo
atau memos), adalah suatu formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan
internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan.
Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal
sehingga dapat digunakan tulisan tangan. Bahasa memo berbeda dengan bahasa
surat, yakni ringkas dan to the point
d) Laporan Berbentuk Naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila
panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan
surat atau memo pengantar.
•
Bagian Pokok dan Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal
yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi
yang meminta laporan:
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca
tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal
pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan
bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas
cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan
informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang
kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun
sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu
mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang
harus disampaikan.
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan
istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada
pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal
dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut
dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul
“Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis
adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal
yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita
mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum
laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan
dan memberikan rekomendasi.Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian
penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut:
1.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan
kerugian;
2.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat;
4.
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
•
Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
a. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk
digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara
langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
1.
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2.
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang
ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi.
b. Penulisan Laporan Singkat
•
Karakterstik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup
materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif.
Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri
atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal, antara lain:
1.
Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2.
Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3.
Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4.
Format memo atau surat.
•
Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek
laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta
organisasi suatu laporan. Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih
oleh penulis, antara lain :
1.
Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan
untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif
pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan
informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.
2.
Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang
jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul,
catatan kaki, table, dan gambar.
3.
Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat
yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup
beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
4.
Manuskrip
Laporan ini terdiri atas beberapa halaman
sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya,
format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory
parts) maupun setelah teks (supplementary parts).
c. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh
seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.
Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya
distorsi :
1.
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
2.
Laporkan semua fakta yang relevan.
3.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
4.
Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
5.
Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
6.
Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya
digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan
merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
1.
Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
2.
Melihat fakta-fakta yang tersedia.
3.
Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
4.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
5.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
6.
Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah
akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya
formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
1.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
2.
Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
3.
Kapan suatu laporan dibuat?
4.
Ke mana laporan akan dikirim?
5.
Mengapa suatu laporan dibuat?
6.
Bagaimana sikap pembaca?
•
Penulisan Laporan Singkat
suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang
atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki
kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu.
§
§ Untuk memonitor
dan mengendalikan operasional perusahaan.
§ Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan dan prosedur perusahaan
§ Untuk memenuhi
persyaratan2 hukum dan peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.
§ Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yg diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal
§ Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atau
isu-isu tertentu.
§ Untuk memonitor
dan mengendalikan operasional perusahaan.
§ Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan dan prosedur perusahaan
§ Untuk memenuhi
persyaratan2 hukum dan peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.
§ Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yg diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal
§ Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atau
isu-isu tertentu.
§ Untuk memperoleh
sumber pendanaan atau membuka bisnis baru
§ Laporan bisnis
(Business Report)
§ Definisikan
masalah,tujuan dan ruang lingkup
§ Pertimbangkan
siapa yang akan menerima laporan
§ Menentukan ide
atau gagasan
§ Mengumpulkan
bahan yang diperlukan.
§ Menganalisis dan
menafsirkan data
§ Mengorganisasi
data dan mempersiapkan kerangka akhir
§ Persiapan
sebelum menulis laporan bisnis
Kegunaan Penulisan Laporan Bisnis
Pemegang saham
Dewan komisaris
Manajemen Eksekutif
Fungsi Operasional dan Staf
Aliran suatu laporan bisnis
Untuk memberi informasi : Fakta-fakta tanpa
menarik kesimpulan , contoh : laporan triwulan
Untuk Analisis : Menyajikan fakta dengan
menafsirkan, contoh : proposal
Menurut Fungsi
Menurut Frekuensinya :
Laporan berkala : Laporan bulanan,mingguan,
semesteran
Laporan khusus : Saat kebutuhan terhadap suatu
informasi muncul.
Menurut kegiatan proyek:
1. Laporan pendahuluan
2. Laporan perkembangan
3. Laporan akhir
Menurut Pelaksanaan pertemuan :
1. Agenda
2. Resolusi
3. Notulen
4. Laporan pertemuan
Menurut Subyeknya:
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada
departemen mana suatu laporan diperoleh.
Sebagai contoh : laporan akuntansi laporan
periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan asuransi, dsb
Bagian Pokok Laporan Bisnis
· pemberi
kuasa
· lay
out atau rencana presentasi
· Masalah
· Maksud
· Ruang
lingkup
· Metodologi
· sumber2
primer atau sekunder
· latar
belakang
· Definisi
istilah
· Keterbatasan
· rekomendasi
· teks
: Bagian terpanjang dari laporan. Mengembangkan dan membahas hal-hal secara
rinci.
· Penutp
: Rangkuman, Kesimpulan,Rekomendasi, d. Rencana tindakan
•
Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
BAGAN LAPORAN BISNIS
Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri
dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup.
a. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang
perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis.
1.
Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
2.
Layout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan
bisnis.
3.
Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan
tujuan.
4.
Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri
dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
5.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
untuk sebuah laporan bisnis.
6.
Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
7.
Sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan
perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.
8.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan.
9.
Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran,
manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.
10.
Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang
tersedia.
11.
Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu
laporan bisnis.
b. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang
dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut.Pada bagian
ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu,
bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang
tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
c. Penutup
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan
yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan
rekomendasi.Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari
laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada
bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara
lain :
•
Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
•
Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi.
•
Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
•
Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.
2.
Presentasi Bisnis
•
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Ada Delapan Langkah Persiapan Presentasi Bisnis
•
Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang
jelas dan spesifik
•
Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda. Presentasi bisnis yang
dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar.Analisis pendengar
perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa
besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka
tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.
•
Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi. Pengumpulan
informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar
materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus
disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.
•
Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi. Setiap presentasi terdiri
dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan.Masing-masing dari
bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.
•
Langkah Kelima: Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai. Alat bantu audio
visual merupakan faktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak awal.
Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas
presentasi dan Anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.
•
Langkah Keenam: Persiapkan lingkungan presentasi. Tempat dan kondisi di mana
Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi.
Anda perlu mengenali lingkungan presentasi : ruang presentasi yang akan
digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan
sebagainya. Sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi
Anda.
•
Langkah Ketujuh: Berlatih sesering mungkin. Anda diharapkan untuk berlatih
sesering mungkin.Latihlah suara Anda dengan mengatur intonasi, volume dan
kecepatan suara.Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda.Kembangkan teknik
presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan
lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.
Langkah Kedelapan: Perhatikan penampilan Anda.
Sebagai penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi
berlangsung. Perhatikan penampilan Anda . Berpakaian rapih, berpenampilan
bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat
untuk mendegarkan presentasi Anda.
•
Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi
Alat bantu presentasi bisnis cukup banyak
variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan
yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi
tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliku kemampuan teknis
operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis
tersebut digunakan demi suksesnya suatu presentasi bisnis.
Alat bantu dalam presentasi, yaitu :
1.
Papan Tulis Hitam dan Putih (BlackBoard and WhiteBoard)
2.
Flip Chart
3.
OHP
4.
Slide
5.
Papan Tulis Elektronik
6.
Video Cassette Recorder (VCR)
7.
Panel LCD Projector
Menganalisa audience
Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi
yang bisa Anda kembangkan.
1. Melakukan analisis pribadi
Langkah ini adalah titik awal untuk analisis
audiens Anda. Anda harus dapat memperkirakan sendiri tentang
audiens Anda. Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan
apa Anda melakukan presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah
orang-orang yang ada keterkaitan dengan kegiatan tersebut.
Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan,
artinya ada beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa
kegiatan analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih
efektif dan efisien.
2. Wawancara dengan panitia penyelenggara
Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat
Anda lakukan apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam
sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang
lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan
panitia, jika mungkin.Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak
telefon.
3. Wawancara dengan audiens
Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi
dengan beberapa audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi
tentang diri mereka .Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari
audiens Anda. Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua
audiens yang akan hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi untuk
mempersiapkan presentasi Anda.
Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum
presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan
presentasi mau dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat
perubahan besar untuk konten Anda.tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata
kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.
Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik
sebaiknya Anda datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa
audiens serta berinteraksi dengan mereka.
4. Lakukan pengamatan selama presentasi
Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses
presentasi berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi
Anda, namun ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.
Sebagai contoh, dalam setiap presentasi
pelatihan yang saya lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan
spesifik dari audiens. Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui
bagian mana dari materi yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya
tekankan.Kemudian dari pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas
presentasi saya untuk pelatihan selanjutnya.
Ini dapat Anda lakukan untuk presentasi Anda,
meskipun audiens Anda akan berbeda, namun jika topik yang Anda sampaikan masih
sama cara ini akan memberikan sesuatu yang berharga untuk presentasi Anda
selanjutnya.
PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu
cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah
masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika
materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan
mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan
kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini
karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga
membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik,
efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu
mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola
pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a.
Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke
dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan
memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
b.
Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c.
Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda
dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal),
seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis
yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan
berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun
format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya,
pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis
yang disampaikan secara lisan.
1.
Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian
secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan –
pesan tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa
pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada
pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi,
pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan
pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis
yang mencakup antara lain:
1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah
sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat
(perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
3) Penulisan tanda baca secara benar
(perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan
tanda seru).
4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat,
sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat
dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan
bisnis yng telah disampaikan.
C. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan
bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan.Di samping
melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis,
dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.
Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan,
dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang
membacanya.
2.
Pesan – pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang
disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan
pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing)
seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.
Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan
kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1) Pembuka (misalnya, salam
pembuka, perkenalan diri)
2) Penyampaian substansi
pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
3) Penutup (misalnya:
kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian
pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang
berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan
tidak monoton.
Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan
bisnis kepada audiens sangat penting.Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya,
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman
yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga
mudah dipahami oleh audiens.Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan
3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.Diketahui bahwa
dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek
dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja
dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan
biasanya berupa kata benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah
subjek dan predikat.Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi
dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen.Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.Pendekatan induktif
dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya.
Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat
digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau
gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan &
Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap
suatu pokok bahasan tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi
pengirim pesan dan penerima pesan.Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi
lebih terarah atau terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun
juga jangan terlalu panjang.Yang penting, suatu paragraf harus merupakan
kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata
ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang
lainnya, dan jelas.
Komunikasi Lisan
dan Negosiasi
A. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta
harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan
bertanggung jawab.
- Mampu berperan sebagai komunikator yang
berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat
responsive namun tidak emosional.
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat
bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan
terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa,
hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya
(pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi
informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif,
karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap
pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber
informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan
sebagainya.Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung
ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi
kepustakaan.Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan
identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu,
konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat
secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara
tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang
menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi
diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau
tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih
terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan
yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut
pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi,
baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi
antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan
pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara
berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan
nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks
antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu
komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan
karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan
diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan
mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui
beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau
data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum
bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak
disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil
yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan
tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan
berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan
pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa
dipakai oleh lawan negosiasi kita.Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra
yang spesifik dan nyata.Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang
disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai
bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati
isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir,
mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang
disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan
berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu
menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima
dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan
yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan
terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga
diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi
pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator
dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang.Keinginan untuk menang di
satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit
tercapai.Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya
ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan
juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah
pihak dapat tercapai.
Sumber:
1. Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis.
Jakarta: Gunadarma.
2. Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan
Komunikasi Wawancara. Retrieved May 11, 2016, from
https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw
3. Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan
Penggalian Informasi secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from
http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara
4. Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi
dalam Negosiasi Bisnis. Retrieved May 11, 2016, from
http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/
Komunikasi dalam
Tulisan
Penulisan Kabar atau Berita
Dasar penulisan berita;
mengumpulkan informasi/ Data
fakta-fakta mengenai suatu kejadian agar dapat
menjawab pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam
bahasa inggris 5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How).
gaya menulis berita yang lazim disebut gaya
penulisan piramida terbalik.
Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai
pembukaan (lead, teras, intro).
Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga
point of maximal interest (titik perhatian maksimal – TPM), tujuannya merebut
perhatian pembaca agar segera tertarik membaca berita itu.
Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek
peristiwa lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah
semakin kurang penting ibarat mengikuti gaya bangunan atau struktur piramida
terbalik.
Penulisan Pesan-Pesan Persuasif
Persuasi adalah suatu usaha untuk mengubah
sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.persuasi
yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu
cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan
membuat mereka setuju. Di dalam suatu organisasi.seseorang yang menulis
pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain,
memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu
dukungan untuk kegiatan tertentu, dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Selain untuk kepentingan internal organisasi,
penyampaian pesan-pesan persuasif juga digunakan untuk kepentingan eksternal,
misalnya permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan
untuk mendapatkan dana dan kerja sama. Pesan-pesan persuasive dimulai dengan
melakukan analisis sudiens, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih
pendekatan langsung atau tidak langsung.
Korespondensi (Surat Menyurat)
Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang
disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Melalui surat, kita dapat
menyampaikan informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis,
alat untuk mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke
dalam tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis.Surat
pribadi umumnya tidak memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan
surat dinas dan surat bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa.
Bagian-bagian penting dalam surat:kepala surat,
tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph
pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama
terang, tembusan, dan inisial.
Bentuk-bentuk surat:
(1) bentuk lurus penuh
(2) bentuk setengah lurus
(3) bentuk lurus
(4) bentuk bertekuk
(5) bentuk paragraph menggantung.
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia
korespondensi mencakup tiga hal yaitu:
(1) pilihlah kata-kata yang sudah dikenal
(2) kata-kata yang lazim
(3) pilihlah kata-kata secara cermat.
DAFTAR PUSTAKA
http://belajarkomunikasi.com/pengertian-dan-tahapan-laporan-bisnis/
https://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/
http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/alat-bantu-presentasi-bisnis.html
http://www.ronapresentasi.com/mengenali-audiens-presentasi/
https://prezi.com/gryedzzkidsx/penulisan-laporan-singkat/
http://pengabdianqu.blogspot.co.id/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html
http://vitaloka09.blogspot.co.id/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html
Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis
(page 2.). Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis
(page 4.). Jakarta: Erlangga.
Nasution, Sazli., Drs. (n.d.). Teknis Membuat
Berita dan Press Release. Retrieved May 11, 2016, from
https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjSsYDypdLMAhVHtpQKHTovDbUQFghYMAc&url=http://sumut.kemenag.go.id/file/file/TEKNISMEMBUATBERITADANPRESSRELEASE/kurg1330936704.pdf&usg=AFQjCNHUAUPQoXIp0P2fShvcHLLm21m-cw&sig2=IwZlhTOUYjwpVg9_mCjz6A&bvm=bv.121658157,d.dGo
